NEMA VIŠE LOŠEG PONEDELJKA: Isplanirajte radnu nedelju u četiri koraka

Koliko često vam se to događa da dođete na posao u ponedeljak ujutro spremni da napišete izveštaj koji vas je čekao, ali do i 10:15 časova ujutru već ste izgubili 30 minuta da uhvatite korak, a vas šef čeka da ga pozovete.

Odjednom nestaju dva sata za koja ste se nadali da ćete provesti u pisanju i, umesto da ostvarite svoje ciljeve, radite ono što vam drugi ljudi govore.

"Ljudi su neprestano reaktivni tokom svog radnog dana", kaže Trejsi Gric, ekspertkinja za produktivnost i vlasnica "Efikasnog ureda".

"Puste da ih njihov dan vodi umesto da budu proaktivni i usmereni u svom poslu."

Pročitajte još: Evo šta tačno podrazumevaju rukovodeće funkcije

Kao rezultat toga, mnogi od nas pokušavaju da naš najvažniji posao uklope u slobodne trenutke na početku ili kraju dana, ali, kaže Gric, "pokušaj da se rad uklopi u margine dana, stvara marginalne rezultate. " Da biste dobili kontrolu nad radnim nedeljom, Gric preporučuje da trošite 30 minuta svakog petka popodne prateći ovaj postupak u četiri koraka.

Pregledajte svoju trenutnu nedelju

Svakog petka popodne osvrnite se na tekuću nedelju kako biste bili sigurni da ništa nije promaklo. Potražite zadatke koji nisu završeni, sastanke koji su otkazani ili telefonske pozive koje nikada niste upućivali. Pomerite sve što niste uneli na novi datum i vreme za sledeću nedelju. Međutim, Gric upozorava, "ako pomerite nešto više od tri nedelje zaredom, delegirajte ga ili izbrišite."

Pregledajte svoje ciljeve i projekte i dodajte te zadatke u svoj kalendar

Pregledajte ciljeve svake nedelje. "Ne možete planirati svoju radnu nedelju ako ne znate koji su vaši ciljevi", kaže Gricova. Odlučite šta trebate da postignete sledeće nedelje da biste ispunili te ciljeve i odvojite vreme na kalendaru da biste obavili posao. "Zakazujemo sastanke, ali ne planiramo naš najvažniji posao," ističe ona.

Budite sigurni da planirate vreme za dovršavanje zadatka, a ne projekta. Na primer, ažuriranje web stranice je projekat, a ne zadatak koji se može završiti za dva sata. Razdvojite projekte na manje zadatke kao što su "prepisivanje početne stranice" ili "pronalaženje novih fotografija i umetničkih dela", a zatim zakažite blokove vremena za njihovo obavljanje.

Pregledajte i pripremite se za sledeću nedelju

Umesto da sednete na svoj sledeći sastanak nadajući se da niko neće primetiti da ste zaboravili da se pripremite, Gricova vam preporučuje da pogledate svoje sastanke i za sledeću nedelju i da odvojite vreme za obavljanje bilo kakvih neophodnih priprema, kao što su čitanje izveštaja, pregled datoteka ili pregledanje papirologije za klijenta. Možete čak da razmislite o pauzi od nekoliko minuta nakon svakog sastanka kako biste imali vremena da zapišete predstojeće rokove ili zadatke u svoj kalendar.

Pregledajte listu zadataka

Većina ljudi će prvo pregledati svoju listu zadataka, ali Gric preporučuje da ovo bude poslednji korak, jer prvo treba da pregledate svoje ciljeve i projekte kako biste bili sigurni da radite na svojim najvažnijim zadacima. Pre nego što dodate bilo kakve dodatne zadatke u svoj kalendar, uverite se da će zadatak produbiti vaš najznačajniji rad i da se poklapa sa vašim ciljevima, kaže ona.

Pazite da ne preterate sa zakazivanjem sastanaka u svom kalendaru. Gric preporučuje da ostavite najmanje 30 odsto vašeg kalendara otvorenog za neočekivane sastanke i aktivnosti, kao i vremena za razmišljanje. U početku će ovo biti najtežih 30 minuta vaše radne nedelje, upozorava Gric, jer morate odlučiti na čemu ćete raditi. Na kraju, trebalo bi da budete u mogućnosti da to planirate za pet do 10 minuta.