Zašto su neki ljudi produktivniji od drugih?

Da li biste sebe ocenili kao produktivnu osobu?

Naučili smo mnogo o ličnoj produktivnosti i onome što neke ljude čini produktivnijima od drugih. Harvard Business Review je napravio istraživanje koje se fokusiralo na sedam navika: razvijanje svakodnevnih rutina, planiranje vašeg rasporeda, suočavanje sa porukama, mnogo posla, vođenje efektivnih sastanaka, napredovanje u komunikacionim veštinama i delegiranje zadataka drugima.

Izdvojila su se tri opšta obrazaca: Prvo, duže radno vreme ne znači i veću ličnu produktivnost. Raditi pametnije je ključ za postizanje više vaših glavnih prioriteta svakog dana. Drugo, starosna dob i starosni odnos bili su u velikoj korelaciji sa ličnom produktivnošću - starije osobe i stariji profesionalci beležili su više rezultata od mlađih osoba i mlađih kolega. Treće, ukupni rezultati produktivnosti muških i ženskih profesionalaca bili su gotovo isti, ali postojale su razlike u polovima u pojedinim navikama koje promovišu ličnu produktivnost.

Tačnije, otkrili smo da su profesionalci sa najvišim rezultatima produktivnosti obično uspevali na istim grupama navika. Oni su planirali svoj rad na osnovu svojih glavnih prioriteta, a zatim su postupili sa definitivnim ciljem. Razvili su efikasne tehnike upravljanja velikim obimom informacija i zadacima. I razumeli su potrebe svojih kolega - potrebu za kratkim sastancima, odgovornom komunikacijom i jasnim uputstvima. Idemo dublje u rezultate ankete. Severnoamerički rezultat bio je značajno niži od prosečnog rezultata produktivnosti za ispitanike iz Evrope, Azije i Australije. Sa druge strane, severnoamerički rezultat je bio značajno viši od prosečne ocene produktivnosti za stanovnike Južne Amerike i Afrike.

Dok je istraživanje pokazalo značajne razlike u rezultatima produktivnosti po kontinentima, pokazalo je minimalne razlike između prosečnih rezultata muškog i ženskog ispitanika. Ipak, postoje neke zapažene razlike u tome kako su žene i muškarci uspeli da budu tako produktivni. Žene su imale tendenciju da postignu posebno visok rezultat kada su u pitanju efikasni sastanci - žene su verovatnije od muškaraca da unapred pošalju dnevni red, drže sastanke kraće od 90 minuta i završavaju sastanke dogovorom o narednim koracima.

Žene su takođe u većoj verovatnoći pripremile svoje kalendare noć ranije i odmah reagovale na važne mejlove. Suprotno tome, muškarci su se posebno dobro snašli kada su u pitanju suočavanje sa velikom količinom poruka - nisu prečesto gledali svoje mejlove i preskakali su poruke niske vrednosti. Muškarci su takođe više od žena prijavljivali slobodne proreze u svom dnevnom rasporedu, uspevali su brzo stignu do konačnog proizvoda i sastave obrise pre nego što napišu beleške.

Pa šta bi onda profesionalci trebalo da razumeju iz rezultata ovog istraživanja? Ako želite da postanete produktivniji, trebalo bi da razvijete niz specifičnih navika.

Prvo, planirajte svoj rad na osnovu svojih glavnih prioriteta, a zatim se ponašajte sa definitivno određenim ciljem.

Pregledajte dnevni raspored noć pre kako biste istakli svoje prioritete.

Pored svakog sastanka u vašem kalendaru zapišite svoje ciljeve.

Pošaljite detaljan dnevni raspored svim učesnicima pre bilo kog sastanka.

Kada krenete u velike projekte, skicirajte preliminarne zaključke što je pre moguće.

Pre nego što pročitate bilo koji materijal o dužini, identifikujte vašu specifičnu svrhu.

Pre nego što napišete bilo šta po dužini, sastavite konturu s logičkim redosledom koji će vam pomoći da ostanete na putu.

Drugo, razviti efikasne tehnike upravljanja preopterećenjem informacija i zadacima.

Uključite svakodnevne procese, poput odevanja ili doručka, u rutine kako ne biste trošili vreme na razmišljanje o njima.

Ostavite vreme u svom dnevnom rasporedu kako biste se nosili sa vanrednim situacijama i neplaniranim događajima.

Proverite ekrane na svojim uređajima jednom na sat, umesto na nekoliko minuta.

Preskočite većinu svojih poruka gledajući predmet i pošiljaoca.

Razdvojite velike projekte na komade i nagradite sebe za dovršetak svakog dela.

Dodelite drugima, ako je to izvodljivo, zadatke koji ne unapređuju vaše glavne prioritete.

Treće, razumite potrebe svojih kolega za kratkim sastancima, odgovornom komunikacijom i jasnim uputstvima.

Ograničite vreme za bilo koji sastanak na najviše 90 minuta, ali po mogućnosti manje.

Svaki sastanak završite navođenjem sledećih koraka i odgovornosti za te korake.

Odmah odgovorite na poruke ljudi koji su vam važni.

Da biste privukli pažnju publike, govorite iz nekoliko beleški, umesto da čitate pripremljeni tekst.

Uspostavite jasne ciljeve i metrike uspeha za bilo koji napor tima.

Da biste poboljšali učinak svog tima, uvedite procedure da sprečite buduće greške.